Tata kelola sistem informasi

JAKARTA,
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin pesat pertumbuhannya. Jika tidak dikelola dengan cara yang baik dan benar justru akan menyebabkan pemborosan dan pengulangan kesalahan berganda bila dibandingkan dengan cara tradisional sekalipun.
Untuk itulah peran teknologi informasi dan komunikasi (TIK) harus didefinisikan dengan fokus pada pemberian nilai tambah kepada organisasi. (1) Menciptakan "value" melalui peningkatan unjuk kerja dan inovasi dan (2) Menjaga "value" melalui pengelolaan secara operasional dan menangani resiko yang mungkin terjadi berkaitan dengan investasi TIK.

Sistem informasi didefinisikan sebagai kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa dan menyampaikan informasi untuk sebuah tujuan khusus "aplikasi". Lingkungan yang melingkupi sistem informasi berupa ketersediaan hardware, software, data, network, procedure dan people.

Tujuan utama sistem informasi adalah mengumpulkan data, memprosesnya menjadi informasi kemudian mengubah informasi menjadi pengetahuan untuk sebuah tujuan khusus.

Data didefinisikan sebagai deskripsi pokok suatu hal, kejadian, aktivitas dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan dan disimpan tetapi belum diorganisir menjadi sesuatu yang spesifik. Informasi didefinisikan sebagai data yang telah diorganisir sehingga memiliki arti dan nilai tambah bagi penerimanya. Pengetahuan (knowledge) diartikan sebagai informasi yang telah diorganisir dan diproses sehingga menjadi pemahaman, pengalaman dan keahlian ketika diterapkan pada situasi aktifitas yang berbeda.

Sistem Informasi – Klasifikasi Fungsi Dukungannya

Sistem informasi, tinjauan klasifikasi fungsi dukunganya dapat digambarkan sebagai piramida yang tersusun dari empat lapis. Berturut-turut dari bagian paling bawah keatas adalah : Operasional Managers, Data Workers, Middle Managers dan Top Manager.

Operasional managers akan menangani transaction processing system mis. order precessing, fulfillment, material movement, A/R, A/P, GL, payroll dan POS. Data workers menangani knowledge management system dan office automation system berupa simulation, pgm coding, system support, word processing, desktop publishing. Middle managers menangani management information system, decision support system dan intelligent support system berupa sales management, inventory control, annual budget, production schedulling, cost analysis dan pricing analysis. Top Manager menangani executive support system berupa 5-year sales trend, profit planning, 5-year budget forecasting dan product development.

Strategi Organisasi dan TIK

Keselarasan strategi organisasi dan TIK akan menentukan keberhasilan pengelolaan TIK. Pertama, menyelaraskan strategi TIK dengan trategi bisnis dan misi organisasi/lembaga. Kedua, mengelola kemampuan TIK dengan membuat keputusan, strukturisasi dan mengelola organisasi dan memberikan layanan TIK ke organisasi dan ketiga, mengintegrasikan teknologi baru, penggerak dan peluang dengan strategi bisnis. Tiga hal yang mempengaruhi adalah: IT alignment, IT management & delivery dan IT enablement.

Area Fokus IT Governance

IT Governance fokus pada penyampaian "value" dan mengurangi resiko akan investasi TIK, "value" di-drive oleh strategi yang selaras degan bisnis, resiko dikelola melalui akuntabilitas sistem yang dibangun.

Penggerak TIK dikelompokkan dalam tiga penggerak utama yaitu: technology drivers (kebutuhan akan teknologi terbaru), organizational drivers (pergerakan organisasi menjadi tujuan dibandingkan dengan bisnis itu sendiri) dan business specific drivers.

IT Organization dipengaruhi oleh faktor-faktor: (1) internal business drivers (degree of business unit diversity) (2) external drivers (environment, business process linkages, information flows/linkages) dan (3) history and culture (local culture, corporate culture, IT culture) serta (4) technology drivers (rate of technology change, embedded core systems predominance.

IT Management and Delivery dibagi menjadi service areas untuk mengidentifikasi pengaruh faktor-faktor dan mempertemukan IT Service Requirements dengan berdasar kepada business strategy objectives. Tiga hal yang mempengaruhi IT Management and Delivery adalah infrastruktur, pemberian solusi dan faktor kepemimpinan. Service areas dikelompokkan dalam capabilities, sourcing, structure & governance dan processes.

Gambaran strategi TIK mendukung strategi bisnis dapat dilihat pada keterkaitan yang saling mempengaruhi antara: strategi organisasi, fungsi organisasi, arsitektur aplikasi, infrastruktur teknis, sumber daya/pegawai dan pendanaan.

Tata Kelola TIK

Langkah-langkah pengelolaan yang baik TIK adalah (1) membangun kerangka kerja organisasi pemerintahan (2) menyelaraskan strategi TIK dengan strategi organisasi (3) memahami/mendefinisikan resiko berkaitan dengan pengembangan TIK (4) mendefinisikan target atau sasaran (5) menganalisa kemampuan yang ada dan identifikasi "gap" (6) membuat strategi pengembangan (7) mengukur hasilnya dengan alat ukur yang ada dan (8) melakukan evaluasi dan perbaikan.


http://www.depdagri.go.id/konten.php?nama=Artikel&op=detail